Vì sao doanh nghiệp cần tự động hóa ngay hôm nay?

Tự động hóa doanh nghiệp không chỉ giúp giảm tài áp lực cho chủ doanh nghiệp, tiết kiệm cho phí vận hành và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là những lí do mà doanh nghiệp nên tự động hóa ngay hôm nay.

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp là việc áp dụng các công nghệ, trí tuệ nhân tạo vào hoạt động điều hành và kinh doanh thay thế cho các hoạt động thủ công như trước đây để gia tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, tiết kiệm chi phí và nhân sự,… cho doanh nghiệp.

Tự động hóa là việc áp dụng công nghệ vào việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Một số công cụ hỗ trợ tự động hóa doanh nghiệp có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý đó là: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, công cụ phân tích dữ liệu, phần mềm quản lý tài liệu, phần mềm quản trị tài chính – kế toán,…

- Tiết kiệm thời gian

Với những phần mềm quản lý, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin tài liệu nhanh chóng, thậm chí một tài liệu có thể được sử dụng chung cùng một thời điểm bởi nhiều người khác nhau. Nhờ việc tự động hóa mà nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc của từng nhân viên và từng bộ phận.

- Tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Nhiều người đặt chung một câu hỏi rằng liệu chi phí bỏ ra cho một phần mềm /công nghệ quản lý để triển khai tự động hóa liệu có đắt hay không? Với doanh nghiệp nhỏ và vừa phần mềm/công nghệ liệu có thực sự cần thiết?

Câu trả lời là dù là doanh nghiệp với quy mô nào thì bạn cũng nên ứng dụng ít nhất một phần mềm quản lý cho doanh nghiệp mình. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ không khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí như những gì họ suy nghĩ. Bởi các doanh nghiệp hầu như không phải đầu tư cơ sở hạ tầng gì nhiều mà chỉ cần trả chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng. Đây là biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm chi phí và giúp doanh nghiệp chủ động lập được ngân sách cho tương lai.

Việc ứng dụng chung một phần mềm quản lý cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp giúp cho nhân viên trong công ty có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, hiệu quả hơn.

- Làm việc dễ dàng mọi lúc mọi nơi nhờ tự động hóa doanh nghiệp

Một số phần mềm quản lý có chức năng chia sẻ thông tin nhanh chóng. Nhân viên có thể nhận tài liệu ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào thông qua môi trường Internet. Nhân viên có thể xử lý công việc ngay cả khi họ không ở văn phòng. Công việc cũng vì vậy mà được giải quyết nhanh chóng, dễ dàng hơn. Mặt khác, điều này cũng giúp giải quyết các vấn đề nghiệp vụ của doanh nghiệp và đối tác hiệu quả hơn.

- Bảo mật thông tin an toàn

Tự động hóa giúp bảo mật thông tin doanh nghiệp tốt hơn

So với việc thực hiện công việc trên các văn bản giấy hay tìm kiếm và sử dụng tài liệu truyền thống, các công cụ, phần mềm quản lý hỗ trợ việc quản lý tài liệu an toàn hơn, giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát tài liệu truyền thống.
Cùng với đó, việc tài liệu được lưu trữ trên hệ thống giúp doanh nghiệp không còn phải lo lắng về vấn đề tài liệu bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như độ ẩm, nhiệt độ, thời tiết,…

2. Tự động hóa doanh nghiệp ngay hôm nay với DocEye

Với những tính năng ưu việt như: quản lý tài liệu, tìm kiếm tài liệu, quản lý nghiệp vụ, bảo mật thông tin,… Phần mềm quản trị tài liệu thông minh DocEye sẽ là sự lựa chọn không thể thiếu giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hiệu quả.

- Tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu suất

DocEye giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu lên đến 40%, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu chỉ trong vài giây so với vài giờ đồng hồ như trước đây nhờ tính năng tìm kiếm tài liệu toàn văn, tìm kiếm fulltext.

- Tiết kiệm chi phí mang lại lợi nhuận

DocEye giúp quản lý tài liệu khoa học, có hệ thống theo nhu cầu riêng của từng khách hàng: theo phòng ban, theo thời gian,….giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu bản cứng gây tốn diện tích và chi phí nhân sự quản lý. DocEye cũng có nhiều gói chức năng khác nhau phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách hàng, vì vậy doanh nghiệp không cần quá lo lắng về chi phí cơ sở hạ tầng khi sử dụng.

- Chia sẻ không giới hạn

Với cơ chế chia sẻ thông tin an toàn, không giới hạn thông qua đường truyền Internet, người dùng có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng, dễ dàng mà không bị giới hạn ở bất cứ không gian, thời gian nào chỉ với một click.

- An toàn bảo mật

DocEye tăng cường hệ thống bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và quy chế bảo mật nhiều lớp. Đồng thời tối ưu hóa tính năng phân quyền trực tiếp đến từng cá nhân, từng phòng ban, từng file tài liệu, giúp thông tin được lưu trữ an toàn.