Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.

Số hóa tài liệu là gì ?

Hình thức chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh ... mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi. 

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số: 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử: 

- Giảm không gian lưu 

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ 

- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn 

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu 

- Chia sẻ thông tin nhanh chóng 

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin 

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. 

- Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

 Những điều cần làm khi số hóa tài liệu

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể  chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các  máy scan tài liệu đồng thời  khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp: 

- Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ? 

- Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu. 

- Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…) 

- Kích thước tài liệu bạn muốn scan? 

- Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…) 

- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?) 

- Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?