Quản lý khách hàng bằng excel có nên hay không?

Quản lý khách hàng bằng excel  là phương pháp quản lý khách hàng đã được sử dụng từ lâu và hiện vẫn đang được sử dụng, phù hợp nhất với doanh nghiệp nhỏ. Sử dụng excel trong quản lý khách hàng là tạo ra các bảng tính và sử dụng hàm trong excel để thống kê và quản lý công việc dễ dàng hơn. Ngoài ra, excel ghi chú, lưu trữ thông tin nhanh chóng, dễ dàng trong một bảng. 

Trong một bảng excel quản lý khách hàng lưu trữ các thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, email, hóa đơn giao dịch, ghi chú… Từ đó có thể khai thác, thống kê lượng khách hàng mới, khách hàng trung thành, sản phẩm được yêu thích.

2. Ưu điểm của quản lý khách hàng bằng excel

Việc sử dụng excel để quản lý khách hàng vô cùng tiết kiệm chi phí vì nó hoàn toàn miễn phí. Bạn còn có thể dễ dàng sử dụng các chức năng lưu trữ của excel với máy tính hoặc điện thoại có cài đặt Microsoft. 

Cùng một Sheet trên excel có thể chứa tất cả các thông tin khách hàng bao gồm nhiều trường thông tin khách nhau. Việc lưu trữ thông tin khách hàng với những thao tác vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi mà vẫn rất chính xác. 

Tùy vào nhu cầu của bạn để lập bảng excel với các trường thông tin phù hợp với việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Quản lý khách hàng bằng excel phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và các mặt hàng kinh doanh không quá phức tạp. 

Khi quản lý khách hàng bằng excel, bạn cần thành thạo excel, đặc biệt là các hàm. Bạn sẽ dùng linh hoạt các công cụ và hàm có sẵn để tìm kiếm số liệu. Từ đó dễ dàng tính toán, thống kê nhu cầu của khách hàng. Đồng thời dễ dàng phân loại khách hàng và báo cáo kinh doanh, tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc quản lý thủ công.

3. Nhược điểm của quản lý khách hàng bằng excel

Vì excel được cài đặt trên máy tính nên rất dễ chỉnh sửa, không có chức năng phân quyền nhân viên, ai cũng có thể vào chỉnh sửa hoặc xóa mà lại khó khắc phục lại dữ liệu. Các thông tin khách hàng quan trọng được lưu trong máy có thể mất hết ngay lập tức khi máy tính bị nhiễm virus hoặc bị hỏng. Thông tin khách hàng cần phải được làm lại file mới. Khiến bạn vừa mất thời gian, công sức mà các số liệu đã mất khó có thể kiểm soát lại chính xác. Điều đặc biệt là khi quản lý khách hàng bằng excel, bạn không được nhận hỗ trợ khi phần mềm gặp sự cố và không thể quản lý từ xa.

Dữ liệu trên file lưu ở excel không được đồng bộ giữa các bộ phận và nhân viên, không thể sao lưu tự động. Do tính năng sử dụng hệ thống offline trên máy tính, không thể lưu lịch sử mua hàng của khách hàng nên việc đổi trả hàng hóa là điều vô cùng khó. Ngoài ra, excel chỉ cho phép một người làm việc trên một file nên khó có thể san sẻ công việc với người khác, tốn thời gian, cần nhiều nhân sự. 

Mỗi khi một trong các nhân viên, bộ phận cập nhật số liệu thì cần cập nhật luôn toàn bộ cho các bộ phận khác, khó có thể quản lý tập trung. Trong quá trình trao đổi thông tin khách hàng giữa các bộ phận, thông tin dễ dàng bị phân tán. Mỗi bộ phận quản lý những thông tin khách nhau dẫn đến việc thông tin không được cập nhật kịp thời, dễ dàng sai sót. Việc thông tin dữ liệu khách hàng bị phân tán khiến người quản lý rất khó khăn trong việc quản lý và trong việc nắm bắt tình hình chung của công ty. Việc này rất ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng bằng excel tuy có nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó cũng có rất nhiều nhược điểm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết của chúng tôi đã giúp bạn quyết định được có nên quản lý khách hàng bằng excel hay không?